Suomi.fi-viestit korvaavat paperin – 40 miljoonaa €

Viranomaisten viestintä siirtyy vuoden vaihteessa pääosin sähköiseen muotoon: 12. tammikuuta alkaen kansalaisille osoitetut viranomaisviestit lähetetään ensisijaisesti Suomi.fi-viestit -palveluun. Valtiovarainministeriön mukaan muutos tavoittelee noin 40 miljoonan euron vuosittaista säästöä julkiseen talouteen ja sujuvampaa asiointia kansalaisille riippumatta heidän olinpaikastaan.

Keskeiset ominaisuudet: mitä Suomi.fi-viestit ovat?

Suomi.fi-viestit ei ole tavallinen sähköposti vaan valtiollinen viestinvälityspalvelu, johon ainoastaan viranomaiset voivat lähettää viestejä. Käyttäminen edellyttää vahvaa tunnistautumista Suomi.fi-tunnistuksella, joka on käytössä arviolta 4,4 miljoonalla suomalaisella. Viestipalvelu itsessään on ollut käytössä vuodesta 2017 ja sillä on noin 2,2 miljoonaa viestitiliä.

Turvallisuus ja käyttäjähälytykset

Kun viesti saapuu Suomi.fi-viestipalveluun, käyttäjä saa sähköpostiin vain ilmoituksen uudesta viestistä – viestissä ei ole linkkejä. Tämä on suunniteltu vähentämään phishing-huijauksia: jos saat sähköpostin, jossa on linkki tai pyydetään päivittämään tietoja Suomi.fi:n nimissä, kyse voi olla huijauksesta.

Miten muutos vaikuttaa käyttäjiin ja yrityksiin?

Muutos nopeuttaa viranomaisviestintää ja vähentää paperin käyttöä. Julkisen sektorin odotetaan säästävän merkittävästi postituskuluissa. Yrityksille ja palvelutoimijoille muutos voi tarkoittaa lisää selkeyttä viranomaiskanavissa, mutta myös tarvetta integroida järjestelmiä ja päivittää asiakasviestintää.

Omaposti, Kivra ja kaupalliset digipostilaatikot

Kaupalliset digitaaliset postilaatikot kuten Omaposti ja Kivra vastaanottavat jo yritysten laskuja. Tällä hetkellä viranomaisviestit eivät siirry näihin suoraan, mutta lakihanke on käynnissä, joka mahdollistaisi viranomaispostin vastaanottamisen myös kaupallisissa palveluissa. Tämä muutos tulisi Suomi.fi-palvelua myöhemmin ja vaatii erillisen sääntelymuutoksen.

Käyttökokemukset: ongelmat ja kritiikki

Vaikka ministeriö ei ole havainnut laajamittaista ongelmaa, käyttäjäpalautteessa on kritiikkiä: osa kansalaisista kokee digipostilaatikoiden käytön sekavana ja on kertonut puutteista, kuten laskujen huomaamattomuudesta. Esimerkiksi Päijät-Soten alueella sähköinen postitus on ajoittain lisännyt terveydenhuollon työkuormaa ja aiheuttanut ylimääräisiä kustannuksia.

Opt-out ja paperipostin saatavuus

Paperipostia voi edelleen saada halutessaan. Jos kansalainen ei asioi digitaalisesti tai ei käytä Suomi.fi-tunnistusta, viestit lähetetään paperikirjeinä. Sähköisen viranomaisviestinnän lopettaminen vaatii erillisen ilmoituksen, jonka voi tehdä Suomi.fi-palvelussa tai Digi- ja väestötietoviraston asiakaspalvelussa puhelimitse tai toimipisteessä.

Vertailu kansainväliseen kontekstiin: Lietuva ja muut Baltian maat

Digitaalisten julkisten palveluiden kehitys on noussut vahvasti esiin myös naapurimaissa. Lietuva (Lietuva) ja muut Baltian maat ovat edenneet sähköisessä hallinnossa nopeasti: esimerkiksi Vilniuje ja Kaune on nähty laajoja digipalveluiden käyttöönottoja yrityksissä ja julkisessa sektorissa. Lietuvos rinka on kiinnostava vertailukohta suomalaisille teknologiatoimijoille, ja liitetyt palveluratkaisut voivat tarjota oppeja siitä, kuinka digipalvelut muokkaa kansalaisten käyttäytymistä. Lietuviams suunnatut yritykset ovat hyödyntäneet kevyitä tunnistusratkaisuja, sähköistä laskutusta ja integroitua ilmoitusjärjestelmää, joista Suomessa voidaan oppia.

Edut, haitat ja käytännön käyttötapaukset

Edut:

• Säästöt postikuluissa ja logistiikassa (arvio noin 40 M€ vuodessa)
• Nopeampi tiedonvälitys ja parempi jäljitettävyys
• Turvallisempi viestintä verrattuna avoimeen sähköpostiin

Haitat ja riskit:

• Käyttäjäkokemuksen puutteet ja oppimiskynnys erityisesti ikäryhmille
• Riippuvuus vahvasta tunnistautumisesta ja käyttöliittymien toimivuudesta
• Tarve kattavalle viestintäkampanjalle ja opastusmateriaaleille

Käyttötapaukset

Suomi.fi-viestejä voi käyttää esimerkiksi verotiedotteisiin, etuusilmoituksiin, potilaskutsuihin ja päätöksiin. Yrityksille muutos voi merkitä helpompaa viranomaisviestintää ja mahdollisuuksia integroida järjestelmiä sähköiseen arkistointiin ja prosessiautomaation kanssa.

Mitä seuraavaksi: viestintä, lainsäädäntö ja koulutus

Digi- ja väestötietovirasto kehittää opastusmateriaaleja ja syksyllä on suunnitteilla laajempi viestintäkampanja, joka tiedottaa kansalaisia vuoden vaihteessa tapahtuvasta muutoksesta. Samalla valmistellaan lainsäädäntöä, joka voisi laajentaa valinnan mahdollisuutta vastaanottaa viranomaispostia myös kaupallisiin digipalveluihin.

Suomi.fi-siirtymä on suuri askel Suomen digitalisaatiossa: se tarjoaa kustannussäästöjä ja tehokkuutta, mutta edellyttää selkeää opastusta, toimivia tunnistusratkaisuja ja huolellista toteutusta, jottei osa kansalaisista jää palvelun ulkopuolelle.